Abwesenheitsnotiz richtig gestalten: So vermeiden Sie Missverständnisse

Eine automatische Abwesenheitsnotiz informiert Ihre E-Mail-Kontakte über Ihre Abwesenheit, egal ob Sie im Urlaub, auf Dienstreise oder aus anderen Gründen nicht verfügbar sind. Dadurch weiß der Absender, wann er mit einer Bearbeitung seiner E-Mail rechnen kann. Für dringliche Angelegenheiten kann ein Vertretungskontakt angegeben werden, sodass diese E-Mails zeitnah bearbeitet werden können.

Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?

Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, welche Auswirkungen eine falsche oder gar fehlende Abwesenheitsnotiz bei Outlook für Ihr Unternehmen haben kann? Wichtige Geschäfts-E-Mails, Bewerbungen oder auch Fristen könnten durch eine fehlende Abwesenheitsnotiz schnell übersehen werden. Auch ein Datenschutzvorfall oder ein Auskunftsersuchen eines Betroffenen könnte bei Ihnen eingehen und Sie verpassen die Frist zur Beantwortung. Der Versender geht durch die fehlende Abwesenheitsnotiz von dem „rechtzeitigen“ Eingehen der E-Mail bei Ihnen aus, was erhebliche Schäden für das Unternehmen verursachen könnte.

Wie gestalte ich eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz sollte einfach und professionell geschrieben sein. Beachten Sie folgende Punkte:

1. Professionelle Anrede
2. Dank für die Nachricht
3. Abwesenheitsinformation (ohne Details, warum Sie abwesend sind)
4. Angabe, bis wann Sie abwesend sein werden
5. Hinweis, ob Nachrichten von einer anderen Stelle beantwortet werden
6. Falls nicht, an wen kann man sich stattdessen wenden? (Name, E-Mail-Adresse/Telefonnummer)
7. Signatur

Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT/MM/JJJ leider nicht erreichbar. In der Zwischenzeit ist es mir nicht möglich, Ihre Nachricht zu beantworten.

 Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, nehmen Sie gern Kontakt zu meinem Kollegen Herrn X / zu meiner Kollegin Frau Y auf. Sie erreichen Herrn X / Frau Y unter der Telefonnummer: 0123/456789 oder per E-Mail: xxx.xxx@firma.de.

Mit freundlichen Grüßen 

Name & SIGNATUR“

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29. Oktober 2021