Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Sie wissen müssen

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen, besonders bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B). Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) sollten sich jetzt darauf vorbereiten. Aber was ist eine E-Rechnung und warum ist der Umstieg wichtig? Hier sind die wichtigsten Punkte.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das in einem speziellen Format erstellt wird, damit Computer es automatisch verarbeiten können. Im Gegensatz zu normalen Rechnungen, die oft als PDF per E-Mail gesendet werden, enthält die E-Rechnung strukturierte Daten, die von Software gelesen werden können. So wird Zeit gespart und Fehler werden vermieden. Die gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung bringt viele Vorteile, besonders für KMUs:

• Effizienzsteigerung: E-Rechnungen reduzieren manuelle Arbeit. Rechnungen können direkt ins System eingelesen und archiviert werden.
• Weniger Fehler: Durch die Automatisierung werden Fehler durch manuelle Eingaben vermindert.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen sind einfach zu speichern und abzurufen, was die Zusammenarbeit verbessert.
• Umweltschutz: Der Einsatz von weniger Papier ist gut für die Umwelt.
• Schnellere Zahlungen: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen.

Warum ist ein PDF nicht genug?

Viele Unternehmen denken, dass das Versenden eines PDFs per E-Mail schon eine E-Rechnung ist. Das stimmt nicht! PDFs sind nur Bilder der Rechnung und enthalten keine strukturierten Daten. Diese müssen manuell in die Buchhaltung übernommen werden, was fehleranfällig ist. E-Rechnungen hingegen sind so gestaltet, dass sie direkt in die Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Formate der E-Rechnung

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigsten Formate. Die XRechnung ist für öffentliche Aufträge gedacht und rein maschinenlesbar. ZUGFeRD kombiniert XML-Daten mit einer PDF-Darstellung, die auch für Menschen lesbar ist, was mehr Flexibilität bietet.

GoBD und E-Mail-Archivierung

Die Einführung der E-Rechnung bringt auch zusätzliche Verpflichtungen im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden:

• Unveränderbarkeit: E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können.
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle Rechnungen und ihre zugehörigen Metadaten müssen vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
• E-Mail-Archivierung: Wenn E-Rechnungen per E-Mail verschickt oder empfangen werden, müssen die entsprechenden E-Mails ebenfalls revisionssicher archiviert werden. Ein normales Ablegen der E-Mails in einem Posteingang genügt nicht den Anforderungen der GoBD.

Unternehmen sollten daher Archivierungssysteme nutzen, die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ermöglichen. Dies trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei, sondern schützt auch vor hohen Strafen im Falle einer Betriebsprüfung.

Bafa-Förderung: Unterstützung beim Umstieg 

Um KMUs den Umstieg auf die E-Rechnung zu erleichtern, gibt es eine attraktive Fördermöglichkeit durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (Bafa). Die Bafa-Förderung unterstützt kleine und mittlere Unternehmen finanziell bei der Digitalisierung, insbesondere bei der Einführung von E-Rechnungssystemen. Diese Förderung kann einen Großteil der Kosten abdecken, die mit der Anschaffung und Implementierung entsprechender Softwarelösungen verbunden sind.

Voraussetzung für die Förderung ist, dass die Systeme den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf GoBD-Konformität und Sicherheit. Unternehmen, die von der Bafa-Förderung profitieren möchten, sollten sich frühzeitig über die Antragsmodalitäten informieren und entsprechende Investitionen planen. Dies kann den digitalen Wandel erleichtern und gleichzeitig die finanzielle Belastung reduzieren.

Hierzu stehen wir als Konzept 17 GmbH gern beratend zur Seite. Sprechen Sie uns an!

Datenschutz und Sicherheitsaspekte

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind Datenschutz und Sicherheit entscheidend. Unternehmen sollten darauf achten, dass:

• Sichere Übertragungswege genutzt werden. E-Rechnungen sollten nicht unverschlüsselt per E-Mail versendet werden, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Vertraulichkeitsschutz durch Zugriffsberechtigungen gewährleistet wird. Nur autorisierte Mitarbeiter sollten Zugang zu sensiblen Rechnungsdaten haben, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
• Regelmäßige Updates der Software durchgeführt werden, um Sicherheitslücken zu schließen und die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten.
• Multi-Faktor-Authentifizierung eingesetzt wird, um den Zugriff auf Rechnungsdaten zusätzlich abzusichern.

Diese Aspekte sind wichtig, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu schützen. In unseren kommenden Webinaren werden wir die drei goldenen Regeln zur sicheren Umsetzung der E-Rechnung vorstellen. Melden Sie sich an und erfahren Sie, wie Sie die Umstellung erfolgreich gestalten können und welche Vorteile dies für Ihre Geschäftsprozesse bietet!

Melden Sie sich für unser Webinar zur E-Rechnung an!

Feierabendwebinar: 22.10.2024 16:00 Uhr
Mittagswebinar: 24.10.2024 12:30 Uhr

Hier anmelden »

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen dazu haben oder Unterstützung benötigen.

Tel.: 04621 5 30 40 50

E-Mail: mail@konzept17.de

14. Oktober 2024